DSGVO-konforme Chatbot-Lösungen für österreichische KMUs: Ein Vergleich von Superchat, Tidio und Userlike

Künstliche Intelligenz und Chatbots bieten für kleine und mittlere Unternehmen enorme Potenziale zur Kundenkommunikation und Prozessoptimierung. Dieser Bericht analysiert drei führende Chatbot-Lösungen unter besonderer Berücksichtigung ihrer DSGVO-Konformität, Kostenstruktur und Eignung für österreichische KMUs.

Aktuelle Nutzung von KI in österreichischen Unternehmen

Obwohl die Vorteile von KI-gestützten Lösungen offensichtlich sind, haben laut Statistik Austria erst etwa 11% aller heimischen Unternehmen KI-Lösungen implementiert. Bei Kleinfirmen mit 10 bis 49 Mitarbeitenden liegt der Anteil bei 9%, bei mittleren Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten bei 17%[13]. Diese Zahlen verdeutlichen, dass in diesem Bereich noch erhebliches Wachstumspotenzial besteht, insbesondere da KI-Chatbots nachweislich zu Steigerungen bei Vertrieb und Recruiting sowie zur Kostensenkung beitragen können[15].

DSGVO-Anforderungen für Chatbot-Lösungen

Bevor wir die einzelnen Anbieter vergleichen, ist es wichtig, die grundlegenden DSGVO-Anforderungen für den Einsatz von Chatbots zu verstehen:

Rechtliche Grundvoraussetzungen

1. Einwilligungspflicht: Nutzer müssen vor dem Chat informiert werden und aktiv zustimmen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden[1][2].
2. Unzureichende Maßnahmen: Ein einfacher Cookie-Banner reicht für die Einwilligungseinholung nicht aus[1].
3. Datenschutzerklärung: Eine umfassende Datenschutzerklärung muss verlinkt werden[1].
4. Auftragsverarbeitungsvertrag: Bei Nutzung von Drittanbietern muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden[1][9].
5. Opt-in und Opt-out: Ein verbindliches Opt-in-Verfahren ist erforderlich, und die Möglichkeit zum Widerruf der Einwilligung muss jederzeit gewährleistet sein[2][10].

Datenschutzaspekte bei KI-Chatbots

Bei KI-gestützten Chatbots ist besondere Vorsicht geboten. Die Entscheidung zwischen cloud-basierten und lokalen on-premise Lösungen ist entscheidend, da hier festgelegt wird, wo die Unternehmensdaten gespeichert und verarbeitet werden[4]. Für sensible und DSGVO-relevante Daten wird die Nutzung von lokalen on-premise KI-Modellen mit voller Kontrolle über Verarbeitung und Verwendung der Daten empfohlen[4].

Cloud vs. On-Premise – Ein DSGVO-Vergleich

Kriterium	Cloud-Lösung	On-Premise
Datenkontrolle	Niedrig	Hoch
IT-Aufwand	Gering	Hoch
Kosten	Monatliche Kosten	Hohe Anfangskosten
Flexibilität	Hoch	Begrenzt
DSGVO-Risiko	Höher	Niedriger

Vergleich der Chatbot-Anbieter

Userlike

Hintergrund und Standort: Userlike ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Köln, das seit mehr als zehn Jahren auf dem Markt ist[3][14][16].

Funktionsumfang:

• Live-Chat und Kunden-Messaging-Funktionen
• Integration verschiedener Kanäle wie WhatsApp, SMS und Website-Chat in einem zentralen Posteingang
• Serviceautomatisierung mit KI-Chatbots, intelligenten FAQ-Seiten und dynamischen Kontaktformularen[16]

DSGVO-Konformität: Das Unternehmen wirbt mit 100%iger DSGVO-Konformität, was jedoch von einigen Datenschutzexperten kritisch gesehen wird[3]. Grund dafür ist die Nutzung eines globalen Server-Netzwerks (CDN) von Amazon, was aufgrund des EuGH-Urteils vom 16.07.2020 (“Schrems II”) problematisch sein kann, da eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann[3].

Preisstruktur:

• Preise beginnen bei ca. 90€/Monat mit verfügbarer kostenloser Version
• Das AI Automation Hub Add-on mit KI-Chatbots kostet mindestens 485€ pro Monat, was für KMUs eine erhebliche Investition darstellt[6]

Vorteile:

• Deutsche Rechtskonformität und Standort in der EU
• Umfangreiche Funktionen und etablierte Lösung
• Wird von namhaften Unternehmen wie Toyota, Nivea und Hermes genutzt[16]

Nachteile:

• Relativ hohe Kosten, besonders für KI-Funktionen
• Datenschutzbedenken wegen des Amazon-CDN trotz Beteuerung der DSGVO-Konformität

Tidio

Hintergrund und Standort: Tidio ist eine amerikanische Live-Chat-Software, die verschiedene Kommunikationskanäle in einer einheitlichen Oberfläche vereint[9][14].

Funktionsumfang:

• Integration von Live-Chat, E-Mail und Messenger
• Übersichtliche Kommunikationsabwicklung für Unternehmen
• Nutzung als Chat-Widget, Seitenleiste oder spezielle Chatseite[9]

DSGVO-Konformität: Tidio überträgt Daten potenziell in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss (Großbritannien und USA), was eine explizite Einwilligung der Nutzer nach Art. 49(1) a DSGVO erfordert[2][9]. Unternehmen müssen prüfen, ob die vom Dienstleister angegebenen technisch-organisatorischen Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau bieten[2].

Preisstruktur:

• Ab ca. 20€/Monat mit verfügbarer kostenloser Version
• Kostengünstigste Option unter den verglichenen Anbietern

Vorteile:

• Günstiger Einstiegspreis
• Kostenlose Version verfügbar
• Intuitive Bedienung

Nachteile:

• Erhebliche datenschutzrechtliche Bedenken wegen Datenübermittlung in die USA
• Erfordert zusätzliche Maßnahmen zur DSGVO-Konformität

Superchat

Hintergrund und Standort: Superchat wurde 2020 in Berlin gegründet mit dem Ziel, Messaging-Kanäle wie WhatsApp gezielt für KMUs zugänglich zu machen[6].

Funktionsumfang:

• Zentraler Posteingang für WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, Live-Chat und E-Mail
• Benutzerfreundlicher Baukasten für Automatisierungen und Integrationen
• Zusätzliche Funktionen wie Bewertungsmanagement und Team-Chat[6]

DSGVO-Konformität: Als in Deutschland ansässiges Unternehmen unterliegt Superchat den strengen EU-Datenschutzbestimmungen, was grundsätzlich positiv für die DSGVO-Konformität ist.

Preisstruktur:

• Ab ca. 50€/Monat, keine kostenlose Version
• Professional-Plan für 129€ pro Monat beinhaltet bereits einen KI-Chatbot, was deutlich günstiger ist als Userlikes 485€ für vergleichbare Funktionen[6]

Vorteile:

• Speziell für KMUs entwickelt
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für KI-Funktionen
• Europäischer Standort (Berlin)

Nachteile:

• Keine kostenlose Version
• Jüngeres Unternehmen mit weniger Markterfahrung als Userlike

Anbieter	Standort	Funktionen	DSGVO-Konformität	Kosten (ab)	Kostenlose Version	Eignung für KMUs
Userlike	Deutschland	Live-Chat, Omnichannel, KI-Automatisierung	Eingeschränkt (Amazon-CDN, laut Experten problematisch)	90 €/Monat (KI: ab 485 €/Monat)	Ja	Für große KMUs mit hohem Funktionsbedarf
Tidio	USA	Live-Chat, Chatbot, E-Mail-Integration	Kritisch (Datenübertragung in Drittländer, explizite Einwilligung nötig)	20 €/Monat (kostenlos möglich)	Ja	Für kleine KMUs mit geringem Budget
Superchat	Deutschland	Multi-Channel-Postfach, WhatsApp, KI-Chatbot	Ja (EU-Standort, DSGVO-konform)	50 €/Monat (KI: ab 129 €/Monat)	Nein	Für KMUs mit mittlerem Budget und DSGVO-Anspruch

Alternative Ansätze zur DSGVO-konformen Chatbot-Nutzung

Neben den drei vorgestellten Lösungen gibt es weitere Ansätze, die besonders für datenschutzsensible Unternehmen relevant sein können:

1. Lokale KI-Lösungen

Diese laufen vollständig auf dem eigenen Rechner des Unternehmens und bieten maximale Datenkontrolle. Sie erfordern jedoch einen leistungsstarken Rechner und IT-Fachwissen[7].

2. Interne Server-Lösungen

Bei diesem Ansatz läuft die KI-Lösung auf einem unternehmenseigenen Server. Mitarbeiter können diese genauso einfach nutzen wie externe Dienste, aber der Server muss leistungsstark genug sein (GPU) und die IT-Abteilung entsprechendes Know-how besitzen[7].

3. KI-Service-Partner

Diese Option kommt externen Diensten am nächsten, läuft aber im Rechenzentrum eines vertrauenswürdigen Partners mit klaren Datenschutzvereinbarungen[7].

4. ChatWerk

Eine speziell für KMUs entwickelte Alternative, die laut Eigendarstellung 100% DSGVO-konform ist und Funktionen wie WhatsApp Newsletter und Chatbots in allen Abonnements bietet[12].

Eignung für österreichische KMUs

Für österreichische KMUs sind bei der Auswahl einer Chatbot-Lösung folgende Aspekte besonders relevant:

Regelkonformität und Datenschutz

Mit Inkrafttreten des AI Act am 1. August 2024 gelten in Europa erstmals weltweit gesetzliche Regelungen für die Verwendung von KI und KI-basierten Anwendungen[11]. Österreichische Unternehmen sollten daher besonders auf DSGVO-Konformität und Einhaltung des AI Acts achten.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Gerade für kleinere Unternehmen ist die Kosteneffizienz entscheidend. Hier bietet Tidio mit seinem günstigen Einstiegspreis Vorteile, erfordert jedoch zusätzliche Maßnahmen zur DSGVO-Konformität. Superchat positioniert sich im mittleren Preissegment mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis speziell für KI-Funktionen.

Implementierungsaufwand

Alle drei Tools sind benutzerfreundlich gestaltet und ermöglichen eine relativ einfache Implementierung auch für weniger technisch versierte Unternehmen. Bei komplexeren Anforderungen kann jedoch externe Unterstützung sinnvoll sein.

Branchenspezifische Anforderungen

Je nach Branche können unterschiedliche Anforderungen an Datenschutz und Funktionalität bestehen. Besonders sensible Bereiche wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen sollten auf höchstmögliche Datensicherheit achten und eventuell lokale Lösungen bevorzugen.

Fazit

Für österreichische KMUs, die eine kostengünstige und DSGVO-konforme Chatbot-Lösung suchen, ergibt sich folgende Empfehlung:

1. Für stark kostenbewusste Unternehmen mit geringen Datenschutzanforderungen: Tidio bietet den günstigsten Einstieg, erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit bei der DSGVO-Umsetzung.
2. Für Unternehmen mit mittlerem Budget und KI-Chatbot-Bedarf: Superchat bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Leistung, insbesondere bei KI-Funktionen, und profitiert von seinem EU-Standort.
3. Für Unternehmen, die maximale Funktionalität und etablierte Lösungen bevorzugen: Userlike ist trotz höherer Kosten eine umfassende Lösung mit langjähriger Markterfahrung, wobei die datenschutzrechtlichen Bedenken bezüglich des Amazon-CDN zu berücksichtigen sind.
4. Für Unternehmen mit höchsten Datenschutzanforderungen: Lokale oder On-Premise-Lösungen bieten maximale Kontrolle, sind jedoch mit höheren Anfangskosten und IT-Anforderungen verbunden.

Die WKO hat zudem KI-Guidelines für KMUs entwickelt, die als Orientierungshilfe bei der Implementierung dienen können[11]. Diese Guidelines helfen Unternehmen, interne Richtlinien für den Umgang mit KI zu entwickeln und klar zu definieren, was im Unternehmen erlaubt ist und was nicht.

Hinweis: Die Angaben zu Preisen und Funktionen basieren auf dem Stand Frühjahr 2025. Anbieterbedingungen können sich ändern.

Citations:
[1] https://www.userlike.com/de/blog/chatbot-datenschutz
[2] https://legalweb.io/dsgvo/livechats_tidio/
[3] https://frame-for-business.de/blog/userlike-ist-der-chatbot-wirklich-dsgvo-konform/
[4] https://www.cxopartners.at/pages/sichere-ki-loesung-fur-kmus-datenschutzkonform-lokal
[5] https://liechtenecker.at/blog/was-kostet-ein-chatbot
[6] https://www.superchat.de/vergleich/userlike-alternative
[7] https://www.cxopartners.at/blogs/cxo-inspirationen-digitalisierung/chatgpt-down-bleib-produktiv
[8] https://digital-ecosystem.management/whatsapp-dsgvo-konform-einsetzen-rechtliche-tipps-und-loesungen-mit-superchat/
[9] https://www.e-recht24.de/dsg/12741-tidio.html
[10] https://legalweb.io/dsgvo/livechats_userlike/
[11] https://www.wko.at/oe/digitalisierung/kmu-ki-guidelines.pdf
[12] https://chatwerk.de/userlike-alternative/
[13] https://www.trend.at/tech/ki-prompt-im-geschaeft
[14] https://www.userlike.com/de/blog/tidio
[15] https://www.fonda.at/leistungen/ki-chatbots/
[16] https://www.userlike.com/de/blog/userlike-alternative
[17] https://www.superchat.de/blog/whatsapp-dsgvo-konform-einsetzen
[18] https://purple-stars.com/pages/datenschutz
[19] https://www.caritas-ooe.at/datenschutz-userlike
[20] https://werbungwien.at/assets/posts/eu-ai-act/wko_wp_ai-act_rz.pdf
[21] https://digital-ecosystem.management/superchat-whatsapp-wirkungsvoll-einsetzen/
[22] https://mogasimagazin.com/2022/12/29/tidio-chat-fuer-unternehmen-eine-sinnvolle-wahl/
[23] https://www.capterra.at/software/131558/userlike-live-chat
[24] https://www.bmf.gv.at/dam/jcr:d2551aec-9368-4bc7-9d6c-40f972e34cca/CyberGuide_Dez2024_barrierefrei.pdf
[25] https://www.arbeiterkammer.at/beratung/konsument/HandyundInternet/Internet/Studie_Chatbots_2020.pdf
[26] https://www.userlike.com/de/
[27] https://zeromedia.at/kmu-digital-foerderung/
[28] https://www.brevo.com/de/blog/chatbot-anbieter/
[29] https://www.wko.at/oe/information-consulting/unternehmensberatung-buchhaltung-informationstechnologie/kmu-digitalisierungsstudie-2018-1.pdf
[30] https://dsb.gv.at/kuenstlichebrintelligenz/kuenstliche-intelligenz-datenschutz
[31] https://softwarebude.at/kuenstliche-intelligenz
[32] https://omr.com/de/reviews/product/userlike/alternatives
[33] https://www.kmuforschung.ac.at/wp-content/uploads/2019/03/ai_potenzial_oesterreich.pdf
[34] https://www.getapp.at/alternatives/90636/userlike-live-chat
[35] https://www.wko.at/ooe/information-consulting/sparte-ic-digitalisierungsfoerderungen-23-1.pdf
[36] https://www.rtr.at/TKP/aktuelles/publikationen/publikationen/Studie-KI-Telekommunikationssektor_2024.pdf
[37] https://www.getapp.de/alternatives/105081/tidio-chat

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